Datenschutzerklärung

Die VWA nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 12 ff. DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung unserer Webseite sowie im Rahmen unserer Bildungsangebote verarbeiten, zu welchen Zwecken, auf welcher Rechtsgrundlage und welche Rechte Ihnen zustehen.

1. An wen können Sie sich wenden, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung haben?

Verantwortlich für Fragen zur Datenverarbeitung ist
VWA Rheinland-Pfalz e. V., Teilanstalt Koblenz (im Folgenden: VWA Koblenz)
Emil-Schüller-Straße 2
56068 Koblenz
Telefon: 0261 13376-0
Fax: 0261 13376-10
E-Mail: info@vwa-koblenz.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; bei Fragen wenden Sie sich an die oben genannte Kontaktadresse.

2. Welche Daten nutzen wir?

Wenn Sie sich zu einem Studium oder Kurs bei der VWA Koblenz anmelden wollen, können Sie dies entweder auf der Webseite oder mit dem ausgefüllten Anmeldeformular schriftlich oder per E-Mail tun.
Sie teilen uns Ihren Namen, Vornamen, Ihr Geburtsdatum, Ihren Geburtsort sowie Ihre Kontaktdaten mit. Zusätzlich erfragen wir Ihren Schul- und Berufsabschluss und den derzeitigen Beruf und Arbeitgeber.
Wenn Sie am Lastschrifteinzugsverfahren teilnehmen, machen Sie uns Angaben zu dem Konto, von welchem wir die Gebühren einziehen sollen: Name des Kontoinhabers und Kontoverbindung (Bank, IBAN und BIC).
Ergänzend verarbeiten wir – je nach Angebot – weitere Angaben, z. B. Matrikel-/Teilnehmernummern, Anwesenheiten, Leistungsnachweise (Klausuren/Noten), Korrespondenz, Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie Nachweise (z. B. Zeugnisse, Lebensläufe).
Sie können unsere Webseite besuchen, ohne Angaben zur Person zu machen.
Durch das Aufrufen unserer Webseite werden auf unseren Servern Daten für Sicherungszwecke gespeichert, wie der Name Ihres Internetproviders, die Webseite, von der aus Sie uns besuchen und Ihre IP-Adresse. Diese Daten würden möglicherweise eine Identifizierung zulassen, allerdings findet diesbezüglich keine personenbezogene Verwertung statt.
Wir verwenden ausschließlich sogenannte „Session-Cookies“, die nur für die Dauer der jeweiligen Sitzung gespeichert und danach automatisiert gelöscht werden.
Beim Besuch der Webseite werden technisch erforderliche Daten verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seiten, Referrer-URL, Browser/OS, Sprache, Geräteinformationen). Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Webseite, IT-Sicherheit und Fehleranalyse.

3. Cookies, Einwilligungen und Consent-Management

Wir nutzen ein Consent-Management-Tool (Cookie-Banner), um Einwilligungen für einwilligungspflichtige Cookies/Technologien einzuholen und zu dokumentieren. Rechtsgrundlagen: technisch notwendige Cookies (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 2 TDDDG); alle weiteren Cookies/Technologien nur mit Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG).
Auf der Website werden u. a. Cookies des „GDPR Cookie Consent“ Plugins eingesetzt (z. B. cookielawinfo-checkbox-necessary, viewed_cookie_policy) mit einer Speicherdauer von bis zu 11 Monaten, um Ihre Cookie-Einstellungen zu speichern.
Die Cookie-Einstellungen können Sie jederzeit ändern/widerrufen in Ihrem Browser auf der entsprechenden Schaltfläche „Cookie-Einstellungen“.

4. Weshalb benötigen wir Ihre Daten?

a. Wir benötigen Ihre Daten zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Mit dem Eintritt in die VWA Koblenz werden Sie in dem betreffenden Jahrgang geführt. Sie besuchen die Vorlesungen, schreiben Klausuren, nehmen an schriftlichen und mündlichen Prüfungen teil und zahlen die Gebühren. Alle Maßnahmen werden verwaltungstechnisch geführt. Ihre Daten werden in Listen und in die für die VWA erstellte Datenbank aufgenommen und weitergeführt.

b. Über die eigentliche vertragliche Pflicht hinaus, verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen von uns zu wahren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dies gilt beispielsweise für Informationen über unser Angebot, für Meinungsforschung und zu statistischen Zwecken.
Bei statistischen Auswertungen werden Sie niemals persönlich benannt, alle Angaben werden so genutzt, dass kein Rückschluss auf Sie als Person möglich ist.
Wir erfassen dabei Ihr Geschlecht, Ihre Altersklasse (20 – 30, 31 – 40, 41 – 50, über 50), Ihr Wohnort-Bundesland, Ihren Schulabschluss, die Art Ihres Ausbildungsabschlusses, ob Sie in der Privatwirtschaft oder im Öffentlichen Dienst arbeiten und die Branche, in der Sie tätig sind.
Ergänzend können je nach Verarbeitung folgende Rechtsgrundlagen einschlägig sein: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) sowie Wahrnehmung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, z. B. IT-Sicherheit, Missbrauchsverhinderung, Optimierung unseres Angebots).

5. Werden Daten an Behörden/Personen außerhalb der VWA übermittelt?

Innerhalb der VWA Koblenz haben die Verwaltungsmitarbeiter/innen Zugriff auf die Datenbank und die von den Studierenden und Teilnehmer/innen eingereichten Unterlagen.
Die externen Steuerberater der VWA Koblenz erhalten Zugriff auf alle Informationen zu den zu zahlenden Gebühren. Sie sind der Schweigepflicht unterlegen und dürfen ihr anvertraute Sachverhalte und personenbezogene Daten nicht weitergeben.
Weitere externe Auftragnehmer, die Zugriff auf die Daten der Studierenden haben oder haben könnten, sind der EDV-Betreuer, der Betreuer der Datenbank und der Betreuer der Homepage.
Die kooperierenden Hochschulen erhalten per Post die Namen, das Geburtsdatum und Diplomzeugnisse mit Noten und weiteren studienrelevanten Nachweisen derjenigen Studierenden, die an den Hochschulen in Kooperation mit der VWA Koblenz den Bachelor oder Master absolvieren wollen. Dies geschieht mit der Anmeldung zum entsprechenden Studiengang. Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des mit der Anmeldung zum Kooperationsstudiengang geschlossenen Vertrags.
Sofern wir Dienstleister als Auftragsverarbeiter einsetzen (Art. 28 DSGVO), geschieht dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrages.

6. Hosting und Content Delivery

Unsere Webseite wird bei einem externen Dienstleister gehostet.

Hosting-Anbieter:

Mittwald CM Service GmbH & Co. KG
Königsberger Straße 4-6
32339 Espelkamp

Datenschutz: Durch den Standort Deutschland wird das Hosting nach deutschem Recht und DSGVO-konform garantiert.
Zertifizierung: Das Rechenzentrum ist nach ISO/IEC 27001 durch den TÜV Rheinland zertifiziert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer und effizienter Bereitstellung); bei vertraglicher Anbahnung/Abwicklung ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Kontaktaufnahme (E-Mail, Telefon, Kontaktformular)

Wenn Sie uns kontaktieren (z. B. per E-Mail, Telefon oder über ein Kontaktformular), verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, Kontaktdaten, Inhalt der Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen zu kommunizieren. Auf einzelnen Seiten stellen wir Kontaktformulare bereit. Dort wird Ihre Einwilligung in die Datenschutzerklärung abgefragt (DSGVO-Checkbox).
Rechtsgrundlage ist – je nach Inhalt Ihrer Anfrage – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen/Vertragserfüllung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen und der Dokumentation der Kommunikation).
Speicherdauer: Die im Rahmen der Kontaktaufnahme anfallende Korrespondenz wird in unserem E-Mail-Postfach gespeichert. Wir bewahren diese Korrespondenz grundsätzlich so lange auf, wie dies für die Bearbeitung, die interne Nachvollziehbarkeit sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung/Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht oder – soweit möglich – anonymisiert. Personenbezogene Daten können zur Bearbeitung Ihrer Anfrage außerdem in unsere internen Verwaltungs-/Kontakt-Systeme (z. B. zur Vorgangs- oder Kundenverwaltung) übernommen werden; auch dort gelten entsprechende Lösch- und Aufbewahrungsfristen.
Werbliche Informationen/Newsletter: Eine Kontaktaufnahme zu Werbezwecken per E-Mail erfolgt nur, wenn Sie hierzu ausdrücklich eingewilligt haben oder eine gesetzliche Ausnahme greift. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

8. Online-Anmeldungen, Vertragsabwicklung und Zahlungsverkehr

Bei Online-Anmeldungen verarbeiten wir die im Formular eingegebenen Daten zur Durchführung des Anmeldeprozesses, zur Kurs-/Studienorganisation, Abrechnung und Kommunikation.
Zahlungsdaten (z. B. SEPA/IBAN) verarbeiten wir zur Einziehung von Gebühren. Empfänger können Banken/Zahlungsdienstleister sowie Steuerberatung/Buchhaltung sein.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für Aufbewahrungspflichten.

9. Newsletter / Informationszusendungen

Sofern Sie einen Newsletter bestellen oder wir Ihnen im Rahmen einer bestehenden Vertragsbeziehung Informationen zusenden, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und ggf. weitere Angaben.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder berechtigtes Interesse/Bestandskundenwerbung im gesetzlich zulässigen Rahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 7 Abs. 3 UWG).
Abmeldung/Widerruf: jederzeit per E-Mail an info@vwa-koblenz.de.

10. Video-Plugins (YouTube)

Auf dieser Webseite werden Inhalte, der von Google betriebenen Seite YouTube, eingebunden. Betreiber der Seiten ist die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA.
Bei auf unserer Seite eingebunden Videos von YouTube ist die erweiterte Datenschutzeinstellung aktiviert. Das bedeutet, dass keine Informationen von Webseitenbesuchern bei YouTube erhoben und gespeichert werden, es sei denn, diese spielen das Video ab.
Die Einbindung der Videos dient der Wahrung unserer im Rahmen einer Interessensabwägung überwiegenden berechtigten Interessen an einer optimalen Vermarktung unseres Angebots gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Hinweis: Beim Abspielen eines eingebetteten Videos kann eine Datenübermittlung an Google/YouTube (ggf. auch in Drittländer) stattfinden. Soweit erforderlich, erfolgt die Einbindung erst nach Ihrer Einwilligung über das Consent-Management.

11. Online-Meetings (Zoom / GoTo)

Wir nutzen Online-Konferenztools, um Lehrveranstaltungen, Infoveranstaltungen, Sitzungen oder Beratungen online durchzuführen.

a. Zoom: Wir nutzen „Zoom“ als cloudbasierten Dienst der Zoom Video Communications, Inc., mit Sitz in den USA. Die Online-Konferenzen laufen organisatorisch über den Zugang der jeweiligen Dozentinnen/Dozenten (als Host/Organisator).
Im Rahmen der Nutzung können – je nach konkreter Veranstaltung und Ihrer Nutzung – insbesondere Teilnehmerdaten (z. B. Name/Anzeige-Name), Kommunikationsdaten sowie Meeting-Metadaten (z. B. Meeting-ID), Audio-/Video- und Chat-Inhalte verarbeitet werden.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung von Lehrveranstaltungen/Studienleistungen) bzw. ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Organisation und Durchführung von Online-Veranstaltungen).
Hinweis zu Drittlandübermittlungen: Zoom Video Communications, Inc. hat seinen Sitz in den USA. Je nach Konferenz-/Account-Konfiguration und genutzten Funktionen kann daher eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland (insbesondere USA) nicht ausgeschlossen werden. Solche Übermittlungen erfolgen nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO eingehalten sind. Soweit erforderlich, werden geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO eingesetzt (z. B. EU‑Standardvertragsklauseln/“Standard Contractual Clauses“).

b. GoTo (GoToMeeting/GoToWebinar): Online-Meeting-Dienst der GoTo Gruppe.
Dabei werden – je nach Nutzung – Angaben zur Person (Name, E-Mail), Meeting-Metadaten, Chat-/Audio-/Videodaten verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Veranstaltung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (organisatorische/technische Durchführung).
Der Hauptsitz von GoTo befindet sich im Innovation District von Boston, USA. Wichtige Standorte und Rechenzentren befinden sich in Irland (Dublin, Sitz der GoTo Technologies Ireland Unlimited Company), Großbritannien, Ungarn und Deutschland.
GoTo verwendet EU-Standardvertragsklauseln (SVK/SCC) sowie einen Datenverarbeitungsnachtrag (DPA), um den datenschutzkonformen Datentransfer außerhalb der EU/EWR zu gewährleisten. Diese Klauseln sind Teil des Sicherheitskonzepts für Produkte wie GoToMeeting, um ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß der DSGVO sicherzustellen.

12. Lernplattform „Memberspot“ (Informatikvorlesungen)

Für die Durchführung und Nacharbeitung von Informatikvorlesungen für die Studierenden der Informatikkurse nutzen wir die Plattform „Memberspot“ (Memberspot GmbH, Rilkestraße 26, 71642 Ludwigsburg, Deutschland). Studierende werden durch die VWA Koblenz mit ihren erforderlichen personenbezogenen Daten auf der Plattform angelegt/registriert, damit sie auf bereitgestellte Inhalte (z. B. Video-Lektionen) zugreifen und diese nachträglich nacharbeiten können.

a. Zwecke der Verarbeitung
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Lernplattform, zur Nutzerverwaltung, zur Durchführung der Lehrveranstaltungen sowie zur Dokumentation des Lernfortschritts.

b. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung ist für die Durchführung des Studiums/der Lehrveranstaltungen und damit zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit organisatorische/technische Zwecke (z. B. sichere und funktionsfähige Bereitstellung der Lernumgebung) betroffen sind, erfolgt die Verarbeitung zudem auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

c. Kategorien personenbezogener Daten
Je nach Nutzung der Plattform werden insbesondere Kommunikationsdaten (insb. E‑Mail-Adresse) sowie Nutzungs- und Fortschrittsdaten verarbeitet.

d. Empfänger / Auftragsverarbeitung
Memberspot verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter für uns auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Berichtigung, Einschränkung oder Löschung der im Auftrag verarbeiteten Daten erfolgt nach dokumentierter Weisung durch uns.

e. Unterauftragsverarbeiter, EU/EWR-Verarbeitung und ggf. Drittlandübermittlungen
Nach den vertraglichen Regelungen erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich in der EU bzw. im EWR; eine Verlagerung in ein Drittland bedarf unserer vorherigen Zustimmung und ist nur zulässig, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Memberspot setzt für einzelne Leistungen Unterauftragnehmer ein; hierbei können – je nach Leistung – auch Dienstleister mit Sitz außerhalb der EU/EWR eingebunden sein. Soweit dabei eine Übermittlung in Drittländer erfolgt, wird diese nach den Angaben von Memberspot auf geeignete Garantien (z. B. EU‑Standardvertragsklauseln) gestützt.

f. Speicherdauer
Die Daten werden für die Dauer der Nutzung der Lernplattform gespeichert, solange dies für die Bereitstellung der Inhalte, die Organisation der Lehrveranstaltungen und die Nacharbeit/Fortschrittsdokumentation erforderlich ist. Nach Ende der Nutzung bzw. auf Weisung werden die Daten durch Memberspot gelöscht bzw. zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

g. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten von Memberspot:
PROLIANCE GmbH
www.datenschutzexperte.de
Leopoldstr. 21
80802 München
datenschutzbeauftragter@datenschutzexperte.de

13. Social Media (Links/Präsenzen)

Auf unserer Webseite verlinken wir auf Social-Media-Präsenzen (Instagram, Facebook, LinkedIn, YouTube, TikTok, Xing). Beim Anklicken des Links verlassen Sie unsere Webseite; es gelten dann die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.
Sofern Inhalte eingebettet werden, erfolgt dies soweit erforderlich erst nach Ihrer Einwilligung über das Consent-Management.

14. Übermittlungen in Drittländer

Soweit wir Dienste einsetzen, deren Anbieter oder Unterauftragnehmer in Drittländern (außerhalb EU/EWR) sitzen oder dort Daten verarbeiten, können personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden.
In diesen Fällen stellen wir soweit erforderlich geeignete Garantien sicher (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) und informieren Sie im jeweiligen Abschnitt über Details.

15. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Solange Sie bei der VWA Koblenz studieren, werden Ihre Daten gespeichert, genutzt und verarbeitet. Danach werden Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufgehoben. Anmeldeunterlagen und Daten zu Zahlungen speichern wir zehn Jahre, die mit Prüfungen zusammenhängenden Daten auf Dauer. Dies ist erforderlich, um dauerhaft nachweisen zu können, wer an der VWA Koblenz einen Abschluss erworben hat.

16. Welche Rechte haben Sie?

Jeder hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch nach Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragung aus Artikel 20 DSGVO. Außerdem besteht ein Beschwerderecht nach Artikel 77 DSGVO. Eine einmal erteilte Einwilligung in die Verarbeitung kann jederzeit widerrufen werden.
Insbesondere kann einer Nutzung von Daten, die nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage einer Interessenabwägung oder zu statistischen oder Informationszwecken erhoben worden sind, widersprochen werden. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen. Hierzu genügt eine E-Mail an die oben genannte Adresse.
Zuständige Aufsichtsbehörde: Prof. Dr. Dieter Kugelmann, Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, +49 (0) 6131 8920-0, poststelle@datenschutz.rlp.de.

17. Müssen Sie Ihre Daten zur Verfügung stellen?

Mit Anmeldung für ein Studium bei der VWA Koblenz haben Sie den Anmeldeantrag ausgefüllt und unterschrieben bzw. die Anmeldedaten auf der Webseite hochgeladen. Damit haben Sie der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten zugestimmt. Mit dem Bestätigungsschreiben hat die VWA Koblenz Sie als Studierenden aufgenommen. Die im Anmeldeformular erhobenen Daten benötigen wir, um unsere vertraglichen Pflichten zu erfüllen.

18. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unberechtigten Zugriff zu schützen.

19. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Bei Problemen, Fragen oder Anregungen wenden Sie sich bitte an die VWA Koblenz. Wir helfen Ihnen gerne weiter. Die ständige Entwicklung des Internets macht von Zeit zu Zeit Anpassungen unserer Datenschutzerklärung erforderlich. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.

Kontakt

Bei Problemen, Fragen oder Anregungen wenden Sie sich bitte an die VWA Koblenz. Wir helfen Ihnen gerne weiter. Die ständige Entwicklung des Internet macht von Zeit zu Zeit Anpassungen unserer Datenschutzerklärung erforderlich. Wir behalten uns vor, jederzeit entsprechende Änderungen vorzunehmen.